Product
SmartMail
AI-baseret mailfordeling
Om SmartMail
Droids Agency har med støtte fra Digitaliseringsstyrelsen og i samarbejde med vores kunder udviklet en intelligent infrastruktur til mailfordeling baseret på neurale netværk samt NLP-teknologi, der emulerer menneskelige handlinger, som sorteringen af mails.
Løsningen er i stand til automatisk at gennemgå og sortere indgående e-post med høj præcision og hastighed.
Løsningen anvender moderne AI-teknologi som deep neural networks, og er blandt andet blevet finansieret med 4,6 mio. kr. i 2022 samt 1,9 mio. kr. i 2020, jf. Digitaliseringsstyrelsen.
Vi har en lang række kunder på løsningen, både offentlige og private. Til offentlige kunder kan løsningen leveres som et OS2-produkt - se mere på projektsiden fra Opensource-fællesskabet OS2.
Udfordringen som SmartMail løser
Henvendelser i form af mails håndteres i mange organisationer manuelt eller ved brug af simple regler. Opgaven med at sortere disse ligger ofte hos få personer, der fordeler efter bedste evne.
Dette vil ofte indebære et større ressourceforbrug samt afhængighed af de pågældende personer, som skal kende organisationen indgående for at kunne sortere posten korrekt.
Machine learning-baseret postfordeling
Smartmail udnytter den historiske fordeling af mails i et automatisk AI-baseret robot-system, til fordeling af nye indkomne mails.
Mails, der med høj pålidelighed kan fordeles af robotten, bliver fordelt, mens resten sendes til manuel behandling, eller alternativt behandles med regler.
På den måde er det kun en brøkdel af alle emails, der skal behandles af personale.
Robotten bliver løbende klogere og bedre til at fordele på baggrund af erfaringen.
Med til Smartmail hører et Outlook plugin, hvor man direkte kan give feedback til algoritmen.
Optimal hybridløsning mellem machine learning-baseret og regel-baseret fordeling
Machine Learning-baseret sortering kombineret med korrekt opsatte regler har en effektiv synergi, da hver tilgang har fordele og ulemper. For nogle typer af mails kan der eksempelvis nemt laves faste regler der altid gælder, mens det for andre typer mails er sværere, hvis ikke umuligt, at fange et mønster ved brug af regler. Den automatiske mailsortering vil dog, for mail-indbakker med meget trafik, over tiden gøre mange regler unødvendige.
Ved brug af SmartMails regelmodul bliver det nemmere at holde styr på regler end i fx Microsoft Outlooks system. Foruden almindelige features som nem søgning i regler har man desuden ved oprettelsen af en regel mulighed for at se, hvor stor indflydelse den vil få på postfordelingen, inklusiv om den reelt fordeler post på en anden måde end robotten ellers ikke ville have gjort.
SmartMail giver også mulighed for, at man som bruger kan få et overblik over hvilke regler der kan fjernes, hvis de sjældent eller aldrig bliver brugt. På den måde sikrer man sig imod, at ens system sander til af gamle regler.
Optimal udnyttelse af NgDP og andet metadata
Ny generation Digital Post (NgDP), giver flere muligheder for håndtering af indkomne mails, inklusiv, håndtering af MEMO format. Disse vil især være relevante, når der sendes post imellem offentlige myndigheder. Hvis afsenderen her gør brug af NgDP kontaktstrukturer vil dette blive modtaget og anvendt i machine learning algoritmen.
Andet metatdata der er knyttet til mails, inklusiv vedhæftede dokumenter, header og HTML-kode bliver ydermere anvendt af ML-algoritmerne til mere præcis postfordeling.
Besparelse af tid og penge
Smartmail bliver blandt andet anvendt af Favrskov Kommune, som udtaler:
"Favrskov anvender pt. Smartmail, og er rigtigt tilfredse med både den automatiske fordeling samt regelmodulet. Årligt fordeler den automatisk ca 49.000 mails til underpostkasser."
Digitaliseringsstyrrelsen udtaler:
Den nye teknologiske løsning SmartMail frigiver mere tid og arbejdskraft af de menneskelige ressourcer i den offentlige sektor og udtaler følgende:
"Derfor ønsker regeringen at igangsætte en 10årsplan for teknologi og automatisering af den offentlige sektor, der skal frigøre mere tid til den borgernære velfærd svarende til 10.000 årsværk over 10 år.”
Læs indlægget i rapporten på side 26-27 her
Book et møde for en demo
Kontakt Emil Sarauw for at booke en 30 min demo over Microsoft Teams.