Jeg har haft det samlede projektansvar – fra foranalyse i december 2024 til organisering, gevinstrealisering og overlevering til drift i 2026 

 Referatskrivning var tidskrævende og manuelt, med variation i kvalitet. Der var et klart ønske om at frigive tid til kerneopgaven og skabe mere ensartet dokumentation. 

Direktionen pegede på talegenkendelse som et af fire fokusprojekter i Digitaliserings- og Velfærdsteknologistrategien. RoboRef understøtter vores strategiske fokus på AI og automatisering 

Løsningen matchede vores AI-ambition, havde høj datasikkerhed og gav mulighed for hurtig værdiskabelse. Samtidig oplevede vi en fleksibel og udviklingsorienteret dialog med leverandøren. 

Den understøtter vores visioner og gevinster (TEK-model: Trivsel, Effektiviseringer og Kvalitet). Roboref vurderes at være meget gavnlig for kommunen, med høje scorer på tværs af trivsel, effektiviseringer og kvalitet. Implementeringen af denne teknologi kan føre til betydelige forbedringer i arbejdsprocesser, medarbejdertilfredshed og den overordnede servicekvalitet.

implementeringen af Roboref forbedrer ikke kun medarbejdernes trivsel ved at lette deres arbejdsbyrde, men også øge effektiviteten ved at frigøre ressourcer og kapacitet. Kvaliteten af kommunens dokumentation og serviceydelser vil blive markant forbedret gennem øget præcision, konsistens og gennemsigtighed i referaterne.

Roboref understøtter Hillerød Kommunes visioner ved at styrke kvaliteten af kommunens service og medarbejdernes trivsel, sikre en sammenhængende og tryg digital service samt fremme en positiv digital arbejdskultur blandt medarbejderne.

 Medarbejdertrivsel, borgertilfredshed, tidsbesparelse og højere kvalitet i referaterne. Gennem innovativ teknologi ser vi et potentiale for at frigøre ressourcer og højne kvaliteten i forvaltningsprocesserne. 

Vi startede med en foranalyse og planlagde etapevis udrulning. Efter stor efterspørgsel ved ledertræf i maj 2025 justerede vi planen, og over 250 brugere har i dag adgang. Udfordringen har især været forandringsledelse og arbejdet med fagspecifikke mødetyper.

Samtidig er projektet stadig i en fase, hvor gevinstrealisering skal følges op. Selvom mange bruger Robofef, skal vi evaluere, hvor tæt vi er på at nå målene for trivsel, effektiviseringer og kvalitet, og vurdere, om der er behov for yderligere initiativer, inden løsningen kan overgå til fuld drift.

Vi etablerede en tydelig rolle- og ansvarsfordeling med systemejer, projektleder, systemadministrator, superbrugere, forandringsejere og slutbrugere. Det var vigtigt at have de rette personer med fra starten, især vores systemadministrator, som senere får det overordnede driftsansvar. På den måde kunne vi tidligt afstemme forventninger om ansvar og opgaver.

Vi har løbende statusmøder og sparring mellem projektleder og systemadministrator for at finde de bedste løsninger med både projekt- og driftsfokus. Superbrugerne blev etableret med et netværk til vidensdeling og samarbejde. RoboRef er stadig under implementering – særligt i skoleområdet, hvor vi arbejder på at onboarde skoler med deres egne unilogin-miljøer, så vores skoler også får adgang på deres tekniske setup

Den vigtigste beslutning har været, at Roboref bliver styret centralt gennem Digitaliseringsafdelingen, som både har ansvaret for systemet og projektet. Det sikrer tværgående håndtering, både drifts- og økonomimæssigt, så de afdelinger, der vælger at bruge systemet ikke skal koncentrere sig om det. Deres investering består i stedet i tid til at lære løsningen, følge retningslinjer og opfylde kravene for korrekt anvendelse.

Samtidig har vi tydeligt forventningsafstemt, at brugerne bidrager med feedback til projektet, så vi kan forbedre udviklingen, understøtte implementering og måle gevinster samt succeskriterier. Denne klare organisering og afklaring af roller, ansvar og forventninger har været afgørende for projektets fremdrift.

GDPR, datasikkerhed, samtykke ved eksterne møder og tydelige instruks og retningslinjer – i tæt samarbejde med juridisk afdeling.

Den store og hurtige efterspørgsel, som krævede justering af den oprindelige plan.

Start med en grundig behovsanalyse, men gå også efter de områder og afdelinger, som virkelig viser interesse og lyst til at prøve løsningen. Det gør processen mere engagerende, fordi de er villige til at investere tid, teste løsningen og håndtere de tidlige børnesygdomme.

Sørg for tæt opfølgning, vær tilgængelig og hold øje med motivationen hos de deltagende, så gejsten ikke falder, og dårlige historier ikke spreder sig. Når et område har succes, eskalerer det positivt og skaber gode historier, som kan inspirere resten af organisationen.

Opbyg samtidig en stærk driftsorganisation tidligt, så der er klare roller og ansvar fra start – det sikrer, at både projekt og drift kører gnidningsfrit. Prioriter desuden arbejdet

med fagspecifikke mødetyper frem for generelle skabeloner, da det ofte giver bedre resultater og højere brugertilfredshed.

At reducere tidsforbruget på referatskrivning og sikre mere præcis og ensartet dokumentation. Mere tid til kerneopgaver og være mere tilstedeværende. 

Feedbacken har været både positiv og konstruktiv. Brugere, der arbejder med fagspecifikke mødetyper, oplever høj kvalitet og tydelig tidsbesparelse – blandt andet på skoleområdet, hvor man har investeret tid i tilpasning – særligt med at få oprettet fagspecifikke mødetyper.

Alle slutbrugere har fået tilbudt online undervisning fra Droids, og der har været stor og vedvarende tilslutning til vores drop-in-sessioner. Den lette adgang via genveje på skrivebord og mobil har også været værdsat.

Omvendt har brugen af generelle mødetyper i nogle tilfælde givet referater, der ikke helt matchede behovet – hvilket har tydeliggjort vigtigheden af faglig tilpasning.

Selvom løsningen er i brug, fortsætter projektet med at evaluere, hvor tæt vi er på at realisere gevinsterne, og om der skal igangsættes aktiviteter for at styrke effekten inden fuld drift.

Vi har endnu ikke gennemført den formelle gevinstmåling – den forventer vi i slutningen af 1. kvartal – så der er ikke kvantitative svar endnu.

Roboref giver et kvalificeret udkast, man kan arbejde videre med, og man kan være mere til stede i mødet uden at skulle skrive alt ned. Det gør opfølgning lettere fra diverse møder.

De største gevinster ses hos dem, der arbejder med fagspecifikke mødetyper og god mødedisciplin. Særligt ved gå-møder via mobilgenvejen er dokumentationen blevet markant nemmere.

Projektet er fortsat i en fase, hvor gevinstrealisering følges op, og løbende initiativer kan justeres for at sikre, at målene for trivsel, effektivisering og kvalitet nås.

Vi ville tidligere have stillet skarpere krav til brugen af fagspecifikke mødetyper frem for generelle.

Derudover ville vi have indgået tættere aftaler med udvalgte frontløbere, som vi kunne have fulgt systematisk – både for at dokumentere succeser og lære af udfordringer. Vores brede “big bang”-udrulning gav hurtig udbredelse, men mindre mulighed for tæt læring. Næste gang ville vi prioritere den investering i tid og ressourcer.

Roboref er et AI-projekt, og det forpligter. Det kræver styr på juridiske rammer, governance og de formelle krav, der følger med AI.

Samtidig har vi ansvar for at ruste organisationen til at bruge løsningen korrekt. Derfor har vi prioriteret instruks, juridisk afklaring, vejledninger, intranetmateriale og tydelige supportveje. Teknologien skaber først værdi, når den bruges kompetent og ansvarligt.

Selvom RoboRef allerede bruges bredt, er projektet stadig i en fase, hvor gevinstrealisering og opfølgning er centrale. Løbende evalueringer og eventuelle initiativer sikrer, at målene inden for trivsel, effektiviseringer og kvalitet nås, inden løsningen overgår til fuld drift.

Vær tydelige om jeres gevinster og forventninger fra start – og vær realistiske. Skab transparens om formålet, så organisationen forstår hvorfor.

Sørg for en klar projekt- og driftsorganisering med tydelige roller og ansvar – det skaber tryghed. Prioritér forandringsledelse og inddrag ledere aktivt.

Gør anvendelsen meningsfuld fremfor tvungen. Når medarbejderne oplever effekten på trivsel, effektiviseringer og kvalitet, kommer forankringen naturligt. Og husk, at AI-projekter typisk fortsætter med udvikling og gevinstopfølgning også efter udrulning.

Det næste skridt er at udbrede Roboref til vores skoler, hvor den tekniske opsætning er klar. Samtidig vil vi styrke arbejdet med fagspecifikke mødetyper på tværs af afdelingerne og sikre, at de rette superbrugere og roller er på plads, så kvaliteten kan vedligeholdes lokalt.

Vores ambitionen er, at skolerne er godt i gang, at organisationen arbejder mere systematisk med mødetyper, og at vi har gennemført en opfølgning på gevinsterne for at få et datadrevet grundlag for den gode og videre udbredelse.

Hvis Roboref lykkes fuldt ud, bliver det et naturligt arbejdsredskab på tværs af kommunen, hvor referater, mødenoter og dokumentation udarbejdes hurtigere og mere ensartet, og hvor fagspecifikke modeltyper understøtter kvaliteten i alle afdelinger.