AI til din mail - Smartmail

Droids Agency har med støtte fra Digitaliseringsstyrelsen og i samarbejde med flere kommuner udviklet en kunstig intelligens til at sortere e-mails i e-mail-indbakker.

Den kunstige intelligens kan genkende de ord der bliver brugt i en mail, og sorterer dem herefter i kategorier. Det er smart, fordi det ellers er mennesker, der skal bruge tid på at sortere mange mails i løbet af en arbejdsdag.

Vi har en lang række kunder på løsningen, både offentlige og private. Til offentlige kunder kan løsningen leveres som en OS2-løsning - se mere på projektsiden fra Opensource-fællesskabet OS2.

Henvendelser i form af mails håndteres i mange organisationer manuelt eller ved brug af simple regler. Opgaven med at sortere disse ligger ofte hos få personer, der fordeler efter bedste evne.

Dette indebærer ofte et større ressourceforbrug samt en afhængighed af de pågældende personer, som skal kende organisationen indgående for at kunne sortere posten korrekt.

Kommunerne bruger i dag mange ressourcer på at modtage, sortere og journalisere indgående post og mails. Selvom mange kommuner allerede har indført fordelingssystemer og regelbaserede løsninger til at effektivisere sagsbehandlingen, er der stadig et betydeligt potentiale for yderligere at øge graden af intelligens og automatisering. Det vil kunne sikre hurtigere sagsbehandling, færre fejl i postfordelingen og mere rettidig journalisering af dokumenter.

Hybridløsning mellem maskinlæringsbaseret og regel-baseret fordeling

Maskinlæring og regelsætning supplerer hinanden effektivt, da hver metode har sine styrker og begrænsninger. Nogle mails kan let håndteres gennem faste regler, mens andre kræver mønstergenkendelse, som regler alene ikke kan fange. I indbakker med høj trafik vil den automatiske sortering desuden med tiden gøre mange manuelle regler overflødige.

Med Smartmails regelmodul bliver arbejdet med regler mere overskueligt end i f.eks. Microsoft Outlook. Ud over funktioner som enkel søgning i regler giver systemet ved oprettelse af en ny regel et estimat af dens betydning for postfordelingen — herunder om den faktisk ændrer noget i forhold til den automatiske sortering.

Derudover kan Smartmail identificere regler, der sjældent eller aldrig anvendes, så brugeren let kan rydde ud og undgå, at systemet over tid belastes af forældede regler.

Optimal udnyttelse af NgDP og andet metadata

Ny generation Digital Post (NgDP) giver flere muligheder for håndtering af indkomne mails, inklusiv håndtering af MEMO-formatet. Disse vil især være relevante, når der sendes post imellem offentlige myndigheder. Hvis afsenderen her gør brug af NgDP kontaktstrukturer vil dette blive modtaget og anvendt i machine learning algoritmen.

Andet metatdata der er knyttet til mails, inklusiv vedhæftede dokumenter, header og HTML-kode bliver ydermere anvendt af ML-algoritmerne til mere præcis postfordeling.

Maskinlæringsbas-eret postfordeling

Hybridløsning mellem maskinlæringsbaseret og regel-baseret fordeling

Optimal udnyttelse af NgDP og andet metadata

Digitaliseringsstyrelsen udtaler:

Er du interesseret i Smartmail?