AI til din mail - Smartmail

Droids Agency har med støtte fra Digitaliseringsstyrelsen og i samarbejde med flere kommuner udviklet en kunstig intelligens til at sortere e-mails i e-mail-indbakker.

Den kunstige intelligens kan genkende de ord der bliver brugt i en mail, og sorterer dem herefter i kategorier. Det er smart, fordi det ellers er mennesker, der skal bruge tid på at sortere mange mails i løbet af en arbejdsdag.

Vi har en lang række kunder på løsningen, både offentlige og private. Til offentlige kunder kan løsningen leveres som en OS2-løsning - se mere på projektsiden fra Opensource-fællesskabet OS2.

Henvendelser i form af mails håndteres i mange organisationer manuelt eller ved brug af simple regler. Opgaven med at sortere disse ligger ofte hos få personer, der fordeler efter bedste evne.

Dette vil ofte indebære et større ressourceforbrug samt afhængighed af de pågældende personer, som skal kende organisationen indgående for at kunne sortere posten korrekt.

Kommunerne bruger i dag mange ressourcer på at modtage, sortere, journalisere indgående post og mails. Mange kommuner har etableret forskellige fordelingssystemer og regelbaserede logikker til at optimere disse processer. Der er dog fortsat et potentiale i at gøre processerne mere intelligente og automatiserede. Dette kan bidrage til, at borgeres sager behandles hurtigere, at fejlfordelt post leveres korrekt og at dokumenter journaliseres rettidigt. Smartmail kan ved brug af kunstig intelligens levere post og mails til den rette modtager i kommunen og journalisere disse med det samme.

Hybridløsning mellem maskinlæringsbaseret og regel-baseret fordeling

Maskinlæringsbaseret sortering kombineret med korrekt opsatte regler har en effektiv synergi, da hver tilgang har fordele og ulemper. For nogle typer af mails kan der eksempelvis nemt laves faste regler der altid gælder, mens det for andre typer mails er sværere, hvis ikke umuligt, at fange et mønster ved brug af regler. Den automatiske mailsortering vil dog, for mail-indbakker med meget trafik, over tiden gøre mange regler unødvendige.

Ved brug af Smartmails regelmodul bliver det nemmere at holde styr på regler end i fx Microsoft Outlooks system. Foruden almindelige features som nem søgning i regler har man desuden ved oprettelsen af en regel mulighed for at se, hvor stor indflydelse den vil få på postfordelingen, inklusiv om den reelt fordeler post på en anden måde end robotten ellers ikke ville have gjort.

Smartmail giver også mulighed for, at man som bruger kan få et overblik over hvilke regler der kan fjernes, hvis de sjældent eller aldrig bliver brugt. På den måde sikrer man sig imod, at ens system sander til af gamle regler.

Optimal udnyttelse af NgDP og andet metadata

Ny generation Digital Post (NgDP), giver flere muligheder for håndtering af indkomne mails, inklusiv, håndtering af MEMO format. Disse vil især være relevante, når der sendes post imellem offentlige myndigheder. Hvis afsenderen her gør brug af NgDP kontaktstrukturer vil dette blive modtaget og anvendt i machine learning algoritmen.

Andet metatdata der er knyttet til mails, inklusiv vedhæftede dokumenter, header og HTML-kode bliver ydermere anvendt af ML-algoritmerne til mere præcis postfordeling.

Maskinlæringsbaseret postfordeling

Hybridløsning mellem maskinlæringsbaseret og regel-baseret fordeling

Optimal udnyttelse af NgDP og andet metadata

Digitaliseringsstyrelsen udtaler:

Er du interesseret i Smartmail?